word文档邮件合并excel表格

》教学视频中，我们讲解了，如何把excel统计的数据按户导出到word模板里面，里面分为3部分：

如果你暂时没时间学习，那么可以直接按照第一部分的操作，快速完成工作任务。第二部分是详细讲解了邮件合并规则的原理第三部分是总结

在今天的文字版教程中，也分为两部分

第一部分适用于暂时没时间、或者暂时静不下心只想快速完成任务的朋友；第二部分我会详细解读一下视频中邮件合并高级规则中的原理，让你明白为什么要这么操作；

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如下图所示，我们要把excel中的数据，以户为单位，每一个家庭导出到1张word表格模板中，确保一张表中没有其他家庭的人，空余的部分什么都不显示。

第一部分 先完成工作任务，有空再学习

步骤一

在excel右侧空白列生成“辅助列”，在辅助列下方的单元格输入=IF(A2=A3,1,0)，然后双击小十字，快速填充下方所有数据。这里是要让每家最后一个人的值显示为0

步骤二

保存并关闭excel，打开word模板，我们点击邮件-选择收件人-使用现有列表

接下来使用我们刚才保存的excel文件，然后插入在对应位置上，插入每一项的合并域

步骤三

接下来把鼠标放到这里，即第二行的第一个单元格中，然后我们点击“规则”-“设置书签”

如果像上图一样什么都没显示，那就按alt+f9，切换域代码，你会看到如下图所示的样子

步骤四

把鼠标光标放到双引号中间，点击“插入合并域”-“辅助列”

步骤五

把鼠标光标放到域外面，点击“邮件”-“规则”-“下一记录条件”-“辅助列”-“等于”-“1”

步骤六

把鼠标光标放到域外面，点击“邮件”-“规则”-“如果..那么..否则”

在弹出的窗口中，选择“辅助列”-“等于”-“1”-插入“c”

然后选中辅助列的合并域，删除，写成a，然后把后面的c删除，插入合并域-成员姓名

步骤七

接下来我们复制刚才的if域，选中这一行后面的单元格，粘贴，然后在每一个单元格的第一个双引号中间，插入对应的合并域

步骤八

然后我们复制这一整行，选中剩下的所有单元格，粘贴

步骤九

我们点击“完成并合并”-“编辑单个文档”，然后生成最终文件。此时我们发现，excel中统计好的数据就已经生成到了固定模板的word文档里面了，而且是以家庭为单位，1张表1户人。无论这一户有多少人，都生成到了一张表中，其他没有数据的地方都显示为空。

大家也可对照《》视频来进行操作。

第二部分 咱们来学习一下操作的原理

为什么这么操作就可以呢，下面我们来讲解一下，当你看到这里的时候，记得给一闪流溢点个关注，方便的话，点赞评论收藏转发一下。

知识点一、关于邮件合并

不仅仅是这个文件，以后大家只要遇到这种excel中有很多数据+导出到固定的word模板，一定要第一时间想到“邮件合并”功能。说是邮件合并，大家可以理解成“依照已有的数据，生成固定的模板”。如员工信息卡、工资条等。

知识点二、邮件合并中如何插入下一个人的数据

我们看到，在word模板的第一行，对应的是excel的第一个人的数据

如果我们直接插入合并域，那么还是excel中第一个人的数据，

如果我们想生成第二个人的数据，那么就要使用“下一记录”的规则

比如这里我们先插入“下一记录”规则，然后再插入成员姓名，那么“方诗瑶”就会被插入进来，即插入了excel下一行的数据

知识点三、带条件的“下一记录规则”

但是我们不能无限制地使用“下一记录规则”，因为这样会把其他家庭的人也插入到这个word表格中，所以我们要使用“带条件”的“下一记录规则”，也就是满足户号相等的时候，才能使用下一记录，即“下一记录规则条件”。

但是户号有很多，我们不能同时输入所有户号，所以要设置一个辅助列，通过比较上一行和下一行的户号，如果如果户号相同，那么使用下一记录规则，如果户号不同，那么不使用下一记录规则。

所以，我们建立如下图的辅助列，如果户号相同，辅助列的值是1，那么使用下一记录规则；如果户号不同，辅助列的值是0，则不能使用下一记录规则。

通过这种方式，我们在word中使用“下一记录条件”规则，插入后续的人员数据

但是这样生成出来却是这样的，每一家最后一个人的数据填补了后面所有的空单元格

知识点四、所以我们还需要另一个规则

那就是如果辅助列这个变量的值是1，那么插入“成员姓名”这个合并域，如果不是1，那么该单元格显示为空。

所以现在第二个单元格里面应该有三个规则

分别是：

1.变量规则：设置辅助列的值为变量

2.下一记录条件规则：辅助列的值是1，那么应用下一行的数据

3.如果...规则：如果辅助列的值是1，那么显示的数据是“成员姓名”，如果不是1，那么显示为空

特别注意：

大家一定要明确一个概念，这个变量代表的是它上一行数据对应的辅助列的值，

如下图所示，详细解读就是：

如果辅助列的值是1，那么使用“if规则”显示“成员姓名”，如果不是1，那么显示空

如果辅助列的值是1，那么使用“下一记录条件”规则，显示“方诗瑶”，如果不是1，那么继续插入“杜铭桐”

同样的，当我们遇到家庭分隔的时候，有朋友可能会有所疑惑，为什么杜卿闻的辅助列是0，那么还会显示

在之前我们把辅助列的值变成了变量（步骤六），这是最关键的一步，因为变量的值是上一行数据的值，也就是说，word中之所以能显示出来“杜卿闻”，是因为“刘冉”的辅助列是1。

类比于，为什么能插入“方诗瑶”，那是因为“杜铭桐”的辅助列是1

这个变量a，是它上一行数据对应的辅助列的值

那为什么下方是空白，那是因为“杜卿闻”这一行的辅助列是0，所以显示为空

总结时间

今天我们把视频中的内容以文字版的形式进行了讲解，大家以结合合《》阅读。本次主要讲解了邮件合并的使用、变量规则、下一记录条件规则以及如果if的规则。如果还有不明白的地方或者想要咨询其他的问题，可加入咱们的交流群。

好了，本次的教学时间就到这里了，如果觉得有所收获的话，希望长按点赞、收藏、评论、转发支持一下，你的支持对我很重要！

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