word文档邮件合并excel表格

发布时间: 2023-11-27 17:06 阅读: 文章来源:1MUMB102086PS
》教学视频中,我们讲解了,如何把excel统计的数据按户导出到word模板里面,里面分为3部分:

如果你暂时没时间学习,那么可以直接按照第一部分的操作,快速完成工作任务。第二部分是详细讲解了邮件合并规则的原理第三部分是总结

在今天的文字版教程中,也分为两部分

第一部分适用于暂时没时间、或者暂时静不下心只想快速完成任务的朋友;第二部分我会详细解读一下视频中邮件合并高级规则中的原理,让你明白为什么要这么操作;

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如下图所示,我们要把excel中的数据,以户为单位,每一个家庭导出到1张word表格模板中,确保一张表中没有其他家庭的人,空余的部分什么都不显示。

第一部分 先完成工作任务,有空再学习

步骤一

在excel右侧空白列生成“辅助列”,在辅助列下方的单元格输入=IF(A2=A3,1,0),然后双击小十字,快速填充下方所有数据。这里是要让每家最后一个人的值显示为0

步骤二

保存并关闭excel,打开word模板,我们点击邮件-选择收件人-使用现有列表

接下来使用我们刚才保存的excel文件,然后插入在对应位置上,插入每一项的合并域

步骤三

接下来把鼠标放到这里,即第二行的第一个单元格中,然后我们点击“规则”-“设置书签”

如果像上图一样什么都没显示,那就按alt+f9,切换域代码,你会看到如下图所示的样子

步骤四

把鼠标光标放到双引号中间,点击“插入合并域”-“辅助列”

步骤五

把鼠标光标放到域外面,点击“邮件”-“规则”-“下一记录条件”-“辅助列”-“等于”-“1”

步骤六

把鼠标光标放到域外面,点击“邮件”-“规则”-“如果..那么..否则”

在弹出的窗口中,选择“辅助列”-“等于”-“1”-插入“c”

然后选中辅助列的合并域,删除,写成a,然后把后面的c删除,插入合并域-成员姓名

步骤七

接下来我们复制刚才的if域,选中这一行后面的单元格,粘贴,然后在每一个单元格的第一个双引号中间,插入对应的合并域

步骤八

然后我们复制这一整行,选中剩下的所有单元格,粘贴

步骤九

我们点击“完成并合并”-“编辑单个文档”,然后生成最终文件。此时我们发现,excel中统计好的数据就已经生成到了固定模板的word文档里面了,而且是以家庭为单位,1张表1户人。无论这一户有多少人,都生成到了一张表中,其他没有数据的地方都显示为空。

大家也可对照《》视频来进行操作。

第二部分 咱们来学习一下操作的原理

为什么这么操作就可以呢,下面我们来讲解一下,当你看到这里的时候,记得给一闪流溢点个关注,方便的话,点赞评论收藏转发一下。

知识点一、关于邮件合并

不仅仅是这个文件,以后大家只要遇到这种excel中有很多数据+导出到固定的word模板,一定要第一时间想到“邮件合并”功能。说是邮件合并,大家可以理解成“依照已有的数据,生成固定的模板”。如员工信息卡、工资条等。

知识点二、邮件合并中如何插入下一个人的数据

我们看到,在word模板的第一行,对应的是excel的第一个人的数据

如果我们直接插入合并域,那么还是excel中第一个人的数据,

如果我们想生成第二个人的数据,那么就要使用下一记录的规则

比如这里我们先插入“下一记录”规则,然后再插入成员姓名,那么“方诗瑶”就会被插入进来,即插入了excel下一行的数据

知识点三、带条件的“下一记录规则”

但是我们不能无限制地使用“下一记录规则”,因为这样会把其他家庭的人也插入到这个word表格中,所以我们要使用“带条件”的“下一记录规则”,也就是满足户号相等的时候,才能使用下一记录,即“下一记录规则条件”。

但是户号有很多,我们不能同时输入所有户号,所以要设置一个辅助列,通过比较上一行和下一行的户号,如果如果户号相同,那么使用下一记录规则,如果户号不同,那么不使用下一记录规则。

所以,我们建立如下图的辅助列,如果户号相同,辅助列的值是1,那么使用下一记录规则;如果户号不同,辅助列的值是0,则不能使用下一记录规则。

通过这种方式,我们在word中使用“下一记录条件”规则,插入后续的人员数据

但是这样生成出来却是这样的,每一家最后一个人的数据填补了后面所有的空单元格

知识点四、所以我们还需要另一个规则

那就是如果辅助列这个变量的值是1,那么插入“成员姓名”这个合并域,如果不是1,那么该单元格显示为空。

所以现在第二个单元格里面应该有三个规则

分别是:

1.变量规则:设置辅助列的值为变量

2.下一记录条件规则:辅助列的值是1,那么应用下一行的数据

3.如果...规则:如果辅助列的值是1,那么显示的数据是“成员姓名”,如果不是1,那么显示为空

特别注意:

大家一定要明确一个概念,这个变量代表的是它上一行数据对应的辅助列的值,

如下图所示,详细解读就是:

如果辅助列的值是1,那么使用“if规则”显示“成员姓名”,如果不是1,那么显示空

如果辅助列的值是1,那么使用“下一记录条件”规则,显示“方诗瑶”,如果不是1,那么继续插入“杜铭桐”

同样的,当我们遇到家庭分隔的时候,有朋友可能会有所疑惑,为什么杜卿闻的辅助列是0,那么还会显示

在之前我们把辅助列的值变成了变量(步骤六),这是最关键的一步,因为变量的值是上一行数据的值,也就是说,word中之所以能显示出来“杜卿闻”,是因为“刘冉”的辅助列是1。

类比于,为什么能插入“方诗瑶”,那是因为“杜铭桐”的辅助列是1

这个变量a,是它上一行数据对应的辅助列的值

那为什么下方是空白,那是因为“杜卿闻”这一行的辅助列是0,所以显示为空

总结时间

今天我们把视频中的内容以文字版的形式进行了讲解,大家以结合合《》阅读。本次主要讲解了邮件合并的使用、变量规则、下一记录条件规则以及如果if的规则。如果还有不明白的地方或者想要咨询其他的问题,可加入咱们的交流群。

好了,本次的教学时间就到这里了,如果觉得有所收获的话,希望长按点赞、收藏、评论、转发支持一下,你的支持对我很重要!

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