word文档格式怎么弄

本章将通过介绍一份简单的通知文档的制作过程，来讲解WPS文字的基本操作技巧。

壹

设置字体格式

对文档中的字符设置合适的格式，可以让文档层次更清晰，页面布局更美观。字体格式主要从字体、字号、字形、颜色等几个方面进行设置。通过【开始】选项卡中的【字体】命令组能完成大部分的字体格式设置。

1　设置文档正文字体格式

如果要在文档中将正文的中文字体设置为仿宋 _GB2312、西文字体设置为Times New Roman，字号为三号，可以先选中除文档标题以外的所有段落文字，然后在打开的【浮动工具栏】可以直接设置字体格式，如图 1-23

所示。也可以在【开始】选项卡下设置字体格式。

使用合适的字体格式可以让文档层次更加清晰，便于阅读。比如图 1-23 中正文使用仿宋_GB2312 三号字，标题使用黑体三号字。

图 1-23　通过浮动工具栏设置字体格式

2　设置默认字体格式

为了避免每次新建文档都要重新设置字体格式，可以将常用的字体格式设置为默认格式。比如，要将默认字号设置为三号，中文字体设置为仿宋_GB2312，西文字体设置为Times New Roman，设置方法如下。

在【开始】选项卡单击【字体】对话框启动按钮，打开【字体】对话框。切换到【字体】选项卡下，将中文字体设置为仿宋_GB2312，西文字体设置为Times New Roman，字形为常规，字号为三号。然后单击【默认】按钮，在打开的提示对话框中单击【确定】按钮，再次单击【确定】按钮退出【字体】对话框即可。如图 1-24 所示。

图1-24　设置默认字体格式

3　调整英文字符的大小写

如果要调整中英文混排或纯英文文档中的英文字符大小写，可以使用【更改大小写】工具进行批量调整。

选中要调整大小写的文本，然后在【开始】选项卡中单击【拼音指南】下拉按钮，选择【更改大小写】命令后，会打开【更改大小写】对话框，选择需要的调整形式后，单击【确定】按钮即可，如图 1-25所示。

图 1-25　调整英文字符的大小写

4　安装新字体

在【开始】选项卡中单击【字体】框下拉按钮，在下拉列表中可以看到当前可以使用的所有字体。该列表分为最近使用字体、主题字体和所有字体三个部分。如果在这个字体列表中没有想要使用的字体，则需要用户在操作系统中先安装要使用的字体。

以Windows 10 操作系统为例，系统默认的字体安装目录是“C:\Windows\Fonts”。可以将准备好的新字体文件直接复制到Fonts文件夹中，也可以直接右击新字体文件，在弹出的快捷菜单中选择【安装】命令，如图 1-26 所示。

图 1-26　安装新字体

如果文档最终用于商业用途，安装使用的字体务必取得授权。

5　将字体嵌入文档中

如果在文档中使用了比较个性化的字体，该文档在其他计算机中打开时，可能会无法正常显示。为了保证文档正常显示，可以将文档中用到的字体嵌入文档中。依次单击【文件】【选项】命令，在打开的【选项】对话框中切换到【常规与保存】选项，然后选中【将字体嵌入文件】【仅嵌入文档中所用的字符（适于减小文件大小）】和【不嵌入常用系统字体】三个复选框，如图 1-27 所示。单击【确定】按钮，退出该对话框后保存文档即可。

图 1-27　将字体嵌入文档中

设置段落格式

段落是WPS文字排版的基础单位，段落格式影响的范围是整个段落。因此，通过【段落】对话框对段落进行格式设置时，不必选中整个段落，只需要将光标定位到该段落中的任意位置即可。如果要对多个段落同时设置格式，则需要将这些段落同时选中。

1　将文档标题段落设置为居中对齐

在 WPS文字中，段落的默认对齐方式为两端对齐，要将文档中的标题设置为居中对齐，可以将光标定位在标题段落中任意位置，然后在【开始】选项卡单击【居中对齐】按钮或按组合键，如图 1-28 所示。

图 1-28　将文档标题段落设置为居中对齐

2　段落的 5 种对齐方式

段落可以在水平方向设置对齐方式，不同的对齐方式决定了段落边缘的外观与方向。在【开始】选项卡下，有 5 种水平对齐方式设置按钮，从左至右分别是左对齐、居中对齐、右对齐、两端对齐和分散对齐，其中两端对齐是段落默认的对齐方式。另外，单击【段落】对话框启动按钮会打开【段落】对话框，在其中也可以设置段落的对齐方式，如图 1-29 所示。

图 1-29　段落的五种对齐方式

图 1-30　通过【段落】对话框设置对齐方式

WPS文字还提供了对应的快捷键，方便用户对段落快速设置对齐方式，如表 1-1 所示。

表 1-1 WPS文字的对齐快捷键

3　为正文段落设置首行缩进 2 字符

要为所有正文段落设置首行缩进 2 字符，可以选中所有正文段落后，在【开始】选项卡单击【段落】对话框启动按钮，打开【段落】对话框，切换到【缩进和间距】选项卡，单击【特殊格式】下拉按钮，在下拉菜单中选择【首行缩进】（默认为 2 字符）后，单击【确定】按钮即可，如图 1-31 所示。

图 1-31　为正文段落设置首行缩进

4　段落的 4 种缩进方式

除首行缩进外，段落还有悬挂缩进、文本之前缩进和文本之后缩进 3 种缩进方式，效果对比如表 1-2 所示。

表 1-2　段落缩进效果对比

™ 首行缩进：指段落中的第一行从左向右缩进一定的距离，除首行外其他行都保持不变。中文文档中的段落一般设置首行缩进 2 字符

™ 悬挂缩进：指段落中除第一行外其他的行均从左向右缩进一定的距离，首行保持不变。悬挂缩进常用于使用了项目符号或编号列表的段落中

™ 文本之前缩进：指整个段落的左端从页面左侧向右侧缩进一定的距离

™ 文本之后缩进：指整个段落的右端从页面右侧向左侧缩进一定的距离

要改变段落缩进的度量单位，可以在【段落】对话框中单击度量值文本框右侧的单位下拉按钮，选择指定的度量单位，如图 1-32 所示。

另外，如果对文本的缩进量没有精确的要求，还可以通过拖动水平标尺上的【缩进】滑块来调整段落缩进。若WPS文字未显示标尺，可以在【视图】选项卡中选中【标尺】复选框，如图 1-33所示。

图 1-32　调整段落缩进的度量单位

图 1-33　显示【标尺】

在水平标尺中有 4 个缩进滑块，分别对应段落的 4 种缩进方式，如图 1-34 所示：①首行缩进，②悬挂缩进，③左缩进，④右缩进。要为某一段落设置缩进，可以将光标定位到该段落中，然后直接用鼠标拖动水平标尺上的缩进滑块调整缩进位置即可。

图 1-34　水平标尺中的缩进滑块

5　段落的行距与段间距控制

行距是段落中行与行之间的距离，WPS文字默认的段落行距为单倍行距，其高度是由字号大小决定的，字号不同行距也不同。常用的倍数行距有 1.5 倍行距、2 倍行距和多倍行距。

要将文档的正文段落行距设置为 1.5 倍行距，操作步骤如下。首先选中所有正文段落，然后在【开始】选项卡的【段落】命令组中，单击【行距】下拉箭头，在下拉列表中选择 1.5 倍行距即可，如图 1-35 所示。

图 1-35　为正文段落设置 1.5 倍行距

如果要更加精确地设置行距，比如要指定段落的行距为固定值 22 磅，可以选中要设置的段落后，在【开始】选项卡中单击【段落】对话框启动按钮，打开【段落】对话框，在【缩进和间距】选项卡下的【行距】下拉列表中选择【固定值】，然后在【设置值】文本框中输入“22”，单击【确定】按钮即可，如图 1-36 所示。

除了设置段落内的行距外，还可以通过设置【段前】与【段后】间距控制段落之间的距离，让文档的段落层次更加清晰。图 1-37 展示了将标题段落的段前距设置为 1 行、段后距为 0 行后的段落布局效果。

图 1-36　将段落行距设置为固定值

图 1-37　段落的段间距控制

6　便捷的段落布局功能

当光标位于某个段落内时，在段落的左侧会出现【段落布局】按钮。如果没有显示该按钮，可以在【开始】选项卡中单击【显示/隐藏编辑标记】下拉按钮，在弹出的菜单中选择【显示/隐藏段落布局按钮】命令，如图 1-38 所示。单击该按钮可激活WPS文字的段落布局功能，可以通过鼠标拖动操作来直接设置段落的缩进和行距，并且支持多段落同时操作，让段落布局更加便捷。

图 1-38　显示【段落布局】按钮

在【段落布局】模式下，段落四周会出现 7 个小图标，如图 1-39 所示，图标①~⑥分别为：①首行缩进；②悬挂缩进；③左缩进；④段后间距；⑤右缩进；⑥段前间距。在图标上单击并按住鼠标左键不放可看到文字提示，直接拖动即可调整对应的格式。单击图标⑦可退出【段落布局】模式。

图 1-39　便捷的段落布局功能

在页面空白处直接双击或按键也可以退出【段落布局】模式。

7　段落的分页控制

在文档排版过程中，可能会出现某一个标题处在上一页的最后一行，而该标题下的正文段落则处在下一页中，影响阅读体验，如图 1-40 所示。

为了保证标题段落和其所属的正文段落在同一页，可以为标题段落设置【与下段同页】，设置方法：将光标定位到标题段落中，打开【段落】对话框，切换到【换行和分页】选项卡，选中【分页】选项中的【与下段同页】复选框，单击【确定】按钮即可，如图 1-41 所示。

　图 1-40　标题与所属正文段落未在同一页中

　图 1-41　设置标题与正文同页

除此之外，如果不想让段落的第一行出现在页尾，或是最后一行出现在页首，特别是只有几个字符的情况，可以选中【孤行控制】复选框。如果不想让文档中的段落在页面中分页显示，每一段都完整显示在某一页中，可以选中【段中不分页】复选框，WPS文字会根据分页选项自动调整段落。

使用前面章节所讲的知识点，就可以完成一份简单的通知文档排版了，排版效果如图1-42所示。

图 1-42　通知文档排版效果