excel怎么折叠表格
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2024.10.18Excel如何合并相同项,实际属于分类汇总的一个操作,今天作者将利用一个数据表来讲解它的操作。
在下方数据表中,是作者导出的所有已公告的上市公司2022年年报业绩预告,现在需要根据“申万二级行业”列,对所有2755条数据进行同类项的合并,简言之就是将相同行业合并到一起。
直接进入操作。
首先点击数据工具栏,在下方功能区找到“向下排序”的图标,如下图所示,点击该图标,在弹出的排序提醒框中,选择“扩展选定区域”执行排序。
点击排序后,系统自动执行降序排序,效果如下图所示:
此时所有相同项都排序在一起,这时我们就可以通过分类汇总来进行同类项的合并了。
如下图所示,点击数据工具栏,在下方功能区找到“分类汇总”功能并点击,会弹出一个提示窗口,可以直接点击确定按钮。
此时进入分类汇总设置框,由于之前选择了D列来执行分类汇总,则系统会自动选定该列作为汇总列,所以可以直接点击下方确定按钮。
随后我们回到表格中,可见执行分类汇总后的数据表发生了一些变化,它在每组相同项下方插入了汇总行,同时也生成了一个包含众多空单元格的计数字段列,如下图所示:
接下来我们选定D列,并按住Ctrl键点击D列的首个单元格,也就是D1单元格,系统会取消该单元格的选定。
此时我们再按下Ctrl+G快捷键组合,呼出定位条件设置框,并选择其中“空值”选项!
定位空值的目的是将D列中所有空单元格选定,以便后续将这些连续的空单元格进行合并操作。
如下图所示,直接点击开始工具栏下方“合并后居中”功能。
这个操作会将刚才选定的空单元格中,每组相连区域进行合并,成为一个合并单元格。
随后我们选择合并空单元格后的D列,并点击开始工具栏下方“格式刷”功能。
这一步会将D列的格式进行复制,我们再粘贴到E列上,E列数据便会调整为D列格式。
如下图所示:
到这一步,基本达成了相同项的合并效果,但数据表还包含了D列字段列和各组行业的汇总行,接下来就是删除这些不需要的数据。
操作很简单,再次点击分类汇总,在弹出的设置框中,点击下方“全部删除”的选项。
系统会自动删除之前创建时生成的字段列和汇总行,得到的效果图如下所示,此时数据表中还有一个空值列D列,我们手动删除即可!
通过排序+分类汇总+合并单元格的操作,便可以快速的给上千条数据执行相同项的合并,其中没有特别复杂的步骤,但却缺一不可,因此大家要多加练习,熟练掌握整个操作流程!
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